Закрытие месяца

Операции, обеспечивающие выполнение результирующих расчетов на основании внесенных в систему данных и оформление сформированных результатов, объединены в рамках рабочего места Регламентные операции по закрытию месяца (меню Финансовый результат и контроллинг – Закрытие месяца – Закрытие месяца). Общий вид процедуры закрытия месяца представлен на следующей схеме:

В шапке рабочего места Регламентные операции по закрытию месяца выбирается режим выполнения процедуры Закрытие месяца, Месяц, за который необходимо выполнить расчет, и в поле Организация – одна или несколько организаций, учет по которым ведется в информационной базе.

В рабочем месте Регламентные операции по закрытию месяца по кнопке Настройки – Закрытие месяца 2.4 / Закрытие месяца 2.5 можно переключаться между старой и новой формами закрытия месяца. Последняя открытая форма сохраняется для пользователя. При первом открытии пользователем рабочего места используется режим Закрытие месяца 2.5.

Рабочее место Регламентные операции по закрытию месяца в режиме Закрытие месяца 2.5 содержит следующие преимущества использования:

■ выводится информация о дате актуальности и проценте проверки статуса выполнения операций при открытии рабочего места Регламентные операции по закрытию месяца;

■ при ручном запуске этапа закрытия месяца поддерживается возможность его выполнения в двух вариантах:

○ выбранный этап и все предыдущие (в режиме Закрытие месяца 2.4 применяется только этот вариант). Этапы закрытия месяца выполняются последовательно, т.к. результат расчета предыдущих этапов может влиять на результат выполнения выбранного этапа;

○ только выбранный этап – позволяет обработать данные, существующие на момент запуска этапа без выполнения предыдущих этапов. Этап выполняется на основании имеющихся данных. Если результат расчета предыдущих этапов изменится, то выбранный этап также может потребовать перевыполнения;

■ хранение информации об анализе состояния операций закрытия месяца организовано в регистре сведений Состояния операций закрытия месяца, по данным которого:

○ при наличии данных о состоянии выполнения этапов в регистре выводится статус операций и отображается наименьшая дата анализа при открытии рабочего места. При этом в фоне запускается задание актуализации данных. После выполнения указанного задания состояние обновляется;

○ если за выбранный период закрытия месяца в регистре нет данных, то запускается задание обновления без отображения списка. На форму рабочего места выводится прогресс выполнения задания. После завершения фонового задания обновления данных на форме рабочего места Закрытие месяца 2.5 отображается состояние этапов и время получения данных о статусе этапов. Такая же информация отображается при ручном обновлении через кнопку  на командной панели.

Состояние операций определяется методом проверки необходимости выполнения этапа и проверками состояния учета, связанными с каждым этапом.

Записи в регистре сведений Состояния операций закрытия месяца добавляются в следующих сценариях:

■ открытие рабочего места Регламентные операции по закрытию месяца в режиме Закрытие месяца 2.5 с отборами, отсутствующими в регистре;

■ изменение параметров закрытия месяца (список организаций, период);

■ обновление состояния принудительно через кнопку  на командной панели;

■ закрытие месяца из рабочего места;

■ выполнение регламентного задания обновления состояния;

■ выполнение закрытия месяца по расписанию.

■ поддерживается возможность настройки и использования регламентного задания Обновление состояния закрытия месяца (меню НСИ и администрирование - Администрирование – Обслуживание – Регламентные операции), позволяющего актуализировать состояние выполнения операций в фоне по расписанию. По умолчанию выполнение регламентного задания Обновление состояния закрытия месяца отключено и расписание не заполнено. При выполнении регламентного задания:

○ анализируется состояние этапов закрытия месяца и результат сохраняется в регистре Состояния операций закрытия месяца;

○ проводится аудит состояния учета в системе с сохранением результата.

Поддерживается сценарий одновременного (параллельного) закрытия месяца по нескольким организациям предприятия. Дополнительно учитываются связи организаций, применяющих схему «Интеркампани». Для таких организаций процедура закрытия месяца может быть осуществлена только совместно. При этом единовременный запуск нескольких сеансов по одной организации блокируется системой автоматически. Информацию об активных сеансах закрытия месяца можно получить с помощью команды Еще – Активные сеансы закрытия месяца в рабочем месте Регламентные операции по закрытию месяца.

Закрытие месяца может выполняться в контролируемом пошаговом режиме или автоматически по расписанию (исполнение только автоматически выполняемых операций). Все операции закрытия месяца выполняются в разрезе организаций предприятия с возможностью индивидуальной настройки периода расчета и расписания запуска расчета для каждой из организаций. Переход к рабочему месту Автоматическое выполнение операций закрытия месяца выполняется в меню Настройки – Настройка автоматического закрытия месяца. Необходимо обратить внимание, что закрытие месяца в автоматическом режиме выполняется только за указанный в настройке месяц. Если необходимость автоматического закрытия сохраняется, то настройку в начале следующего месяца необходимо менять. Если есть задания на выполнение операций процедуры Закрытие месяца за предшествующие настройке месяцы, то эти задания будут выполнены при автоматическом закрытии месяца.

В ряде случаев перед началом выполнения закрытия месяца необходимо задать дополнительные настройки или проверить полноту формирования документов. Необходимость выполнения указанных настроек приводится в группе Данные операции требуется выполнить вручную рабочего места Регламентные операции по закрытию месяца.

Последовательный расчет всех автоматически выполняемых операций запускается по кнопке Выполнить операции. Ход выполнения процедуры закрытия месяца контролируется пооперационно. Если кнопка Выполнить операции недоступна, то причины отображаются по гиперссылке Расчет возможен с периода ... К таким причинам относятся установка даты запрета изменения данных или отсутствие учетной политики организации в выбранном к закрытию месяце.

Для оптимизации представления информации в рамках рабочего места по закрытию месяца предусмотрены следующие возможности:

● скрыть операции, не требующие выполнения в рассматриваемом отчетном периоде (меню Настройки - Скрывать операции, не требующие выполнения);

● скрыть из списка выполненные успешно операции (меню Настройки - Скрывать операции, выполненные успешно);

● скрыть пояснения к операциям (меню Настройки – Скрывать пояснения к операциям).

Необходимость выполнения операций процедуры Закрытие месяца, а также контроль актуальности расчета себестоимости (определение необходимости пересчета) ведется с использованием служебных регистров информационной базы, переход в которые возможен в меню Еще - Задания к расчету.

Необходимость выполнения регламентной операции в процедуре Закрытие месяца определяется наличием соответствующего задания в указанных служебных регистрах информационной базы. Для получения информации о наличии заданий на выполнение регламентных операций с указанием периода расчета и наименования служебного регистра предназначен отчет Периоды заданий к расчету в меню Еще - Отчеты рабочего места Регламентные операции по закрытию месяца.

Операции по закрытию месяца выполняются в отдельном фоновом задании Регламентные операции по закрытию месяца.

В процедуре Закрытие месяца осуществляется аудит состояния учета за выбранный месяц. В рамках данного аудита для всех регламентных операций закрытия месяца производится автоматизированная проверка на наличие ошибок. Результат проверки определяет текущий статус соответствующей регламентной операции. Полный список возможных проверок доступен в меню Еще - Настройки - Настройка проверок состояния учета.

Параметры регистрации ошибок, диагностированных в процессе выполнения регламентных операций процедуры Закрытие месяца, задаются в рабочем месте Параметры операций закрытия месяца (меню Настройки - Настройка параметров операций закрытия месяца) при выборе в поле Операция значения <Общие параметры всех операций>. При выборе настраиваемого параметра в поле под табличной частью выводится описание его назначения и значения по умолчанию.

Следует обратить внимание, что изменение параметров регистрации ошибок рекомендуется выполнять только опытным пользователям, понимающим их назначение. В противном случае при расчете операций закрытия месяца возможно возникновение различных проблем (от замедления выполнения операций до некорректных результатов расчетов).

Для оперативной работы с выявленными ошибками по каждому этапу закрытия месяца поддерживается автоматический переход (по гиперссылке Подробнее):

● в форму соответствующего рабочего места;

● в форму списка регламентных документов;

● в форму объекта (справочника, документа и т. д.);

● в форму списка результатов выполнения проверки (в случае если выявленная проблема относится к нескольким объектам);

● в форму журнала регистрации.

Для управления нагрузкой на информационную систему предусмотрен доступ (для пользователя с правами администратора) к настройкам технологических параметров этапов закрытия месяца, что позволяет, например, регулировать параметры, влияющие на скорость выполнения расчетов или определяющие размер погрешностей. Параметры выполнения регламентных операций задаются в рабочем месте Параметры операций закрытия месяца (меню Настройки - Настройка параметров операций закрытия месяца). В поле Операция необходимо выбрать регламентную операцию, для которой настраиваются параметры выполнения, в табличной части указать значения параметров. При выборе настраиваемого параметра в поле под табличной частью выводится описание его назначения и значения по умолчанию. Например, можно настроить порядок расчета НДС при выполнении процедуры Закрытие месяца, указав для операции Формирование движений по НДС параметр Количество заданий для порционного расчета НДС. Параметр определяет размер порции одновременно обрабатываемых заданий к формированию движений по НДС. По умолчанию значение указанной настройки = 100. Увеличение/уменьшение количества заданий позволит найти компромисс между требуемым объемом памяти сервера и длительностью выполнения операции Формирование движений по НДС процедуры Закрытие месяца. Для пакетного формирования некоторых «служебных» документов (документов, автоматически формируемых при выполнении операций процедуры Закрытие месяца, например, Начисление и списание резервов по сомнительным долгам) в рабочем месте Параметры операций закрытия месяца для операции <Общие параметры всех операций> настраивается значение параметра Максимальное количество одновременно выполняемых потоков формирования служебных документов. Выполнение фоновых заданий потоками поддерживается при работе информационной базы в клиент-серверном варианте.

Для снижения времени выполнения операций закрытия месяца часть вычислений выполняется в рамках механизма неоперативной очереди заданий (см. Очередь заданий). Администратор может настроить выполнение заданий из очереди в моменты отсутствия большой нагрузки на систему, например вечернее/ночное время, выходные, регламентным заданием Допроведение документов (доступно в клиент-серверном варианте работы). В процедуре Закрытие месяца также предусмотрен этап Допроведение документов, в рамках которого выполняются задания неоперативной очереди заданий, которые не были выполнены ранее. Администратору информационной базы доступен справочник Виды неоперативных заданий, а также сформированные задания в меню Еще – Неоперативная очередь зданий формы Регламентные операции по закрытию месяца. Если не включено регламентное задание Допроведение документов, то в форме Регламентные операции по закрытию месяца, выводится соответствующее напоминание в виде ссылки.

При включенной настройке Автообновление при закрытии подчиненных форм (меню Настройки) после закрытия рабочего места (списка документов, объекта и пр.), переход в которое был осуществлен по кнопке Подробнее, состояние выполнения процедур в рабочем месте Регламентные операции по закрытию месяца автоматически обновляется.

В случаях, когда на предприятии не используется механизм запрета изменения данных на указанную дату, перед непосредственным выполнением этапов закрытия месяца осуществляется автоматизированная проверка периода пересчета. Если период расчета не соответствует периоду начала ведения хозяйственной деятельности, установленному в учетной политике для текущей организации, то в рабочем месте закрытия месяца будет выведена информация о невозможности выполнения расчета. Данная проверка актуальна в случаях, когда пользователи по ошибке вводят документы «старыми» периодами.

Дополнительно осуществляется контроль над операциями, выполненными в закрытых периодах. При их выявлении автоматически отображается сообщение о необходимости пересчета данных за предыдущие периоды.

С целью предоставления возможности расчета и анализа себестоимости товаров в разрезе партий без выполнения полного закрытия месяца поддерживается механизм предварительного расчета себестоимости. При этом обеспечивается:

● неизменность результата распределения партий (определения партии для документа движения или выбытия товаров) и предварительного расчета себестоимости. Партия подбирается исходя из количества выбывшего товара по хронологии дат поступления партий (ФИФО);

● отражение отклонений в окончательной себестоимости относительно предварительного расчета отдельными движениями в регистрах оперативного учета.

Предварительный расчет себестоимости – это определение себестоимости номенклатуры до момента окончания текущего месяца.

Режим выполнения процедуры Закрытие месяца определяется в рабочем месте Регламентные операции по закрытию месяца:

● Окончательное закрытие – регламентные операции выполняются за выбранный месяц;

● Предварительное закрытие – указывается дата месяца, по которую будут выполнены расчеты в регламентных операциях.

Процедура Закрытие месяца в режиме Предварительное закрытие включает в себя только регламентные операции, необходимые для расчета себестоимости за указанную часть месяца и отражения результатов данного расчета:

● Актуализация движений по данным взаиморасчетов;

● Распределение затрат и расчет себестоимости – в части этапов:

○ Распределение партий;

○ Распределение дополнительных расходов по товарам. Выполнение данного этапа можно отключить (см. ниже описание возможности в рабочем месте Параметры операций закрытия месяца);

○ Расчет себестоимости;

○ Формирование движений по регистрам;

При закрытии месяца в режиме Предварительное закрытие на этапе распределения партий выполняется подбор партий только для тех документов, для которых партия ранее не была подобрана. Для документов, для которых были подобраны партии при текущем расчете, выполняется корректировка стоимости списания номенклатуры и запись движений по регистрам. Таким образом, при каждом закрытии месяца в режиме Предварительное закрытие обрабатываются только новые или измененные документы. Это позволяет обеспечить сохранение подобранных партий и рассчитанную предварительную стоимость.

При закрытии месяца в режиме Окончательное закрытие подбор партий выполняется только для документов, у которых партия не определена. При расчете себестоимости рассчитываются отклонения в стоимости списания товаров и суммы отклонений окончательного расчета от результата предварительного расчета записываются в регистры оперативного учета, что позволяет наглядно видеть отклонения от ранее рассчитанной предварительной стоимости.

Настройка параметров предварительного и окончательного закрытия месяца выполняется в рабочем месте Параметры операций закрытия месяца (меню Настройки – Настройка параметров операций закрытия месяца).

В группе настроек Предварительное закрытие месяца можно включить/отключить распределение дополнительных расходов по товарам и расходов на продажу при предварительном закрытии месяца.

В группе настроек Окончательное закрытие месяца можно включить/отключить:

● восстановление хронологической последовательности списания партий по ФИФО. При включении данной настройки при окончательном закрытии месяца выполняется полное распределение партий без сохранения результатов предварительного расчета, что позволяет восстановить хронологическую последовательность списания партий по ФИФО. Включение данной настройки имеет смысл, если в текущем месяце после предварительного закрытия месяца были изменения документов "задним числом" и это привело к нарушению хронологической последовательности списания партий. По умолчанию настройка имеет значение Нет;

● выделение отклонений себестоимости окончательного расчета от результата предварительного расчета. При включении данной настройки при окончательном расчете себестоимости рассчитываются отклонения окончательного расчета от результата предварительного расчета. Отклонения отражаются отдельными записями в регистрах оперативного учета себестоимости и прочих расходов. Включение данной настройки увеличивает количество движений в регистрах оперативного учета и может приводить к увеличению времени выполнения процедуры Закрытие месяца.

Для фиксации даты и времени запуска окончательного расчета себестоимости и пользователя, от имени которого был запущен расчет, предназначен служебный документ Регистратор расчета себестоимости, который создается при каждом закрытии месяца в режиме Окончательное закрытие.

Документ Регистратор расчета себестоимости не делает движений по регистрам. С помощью указанного документа в регистрах оперативного учета выделяются отклонения в стоимости между предварительным и окончательным расчетом.

На этапе Распределение затрат и расчет себестоимости процедуры Закрытие месяца выполняется расчет отклонений в себестоимости запасов при отражении корректировок и исправлений:

■ отклонениями считаются суммовые остатки на конец месяца при нулевом остатке по количеству, если в текущем периоде по партии, образовавшей суммовой остаток, были корректировки приобретения или корректировки перемещения, т.е. движения Приход в регистр накопления Себестоимость товаров с типом записи Корректировка приобретения или Исправление перемещения прошлого периода. При этом:

○ если остаток меньше нуля (стоимость корректировки была больше стоимости партии), то сумма остатка относится на предопределенную статью доходов Отклонение в стоимости товаров, т.е. формируется движение в регистр накопления Прочие доходы по указанной статье;

○ если остаток больше нуля (стоимость корректировки была меньше стоимости партии), то сумма остатка относится на предопределенную статью расходов Отклонение в стоимости товаров, т.е. формируется движение в регистр накопления Прочие расходы по указанной статье;

■ движения по регистрам по списанию отклонений в стоимости запасов формируются в документе Расчет себестоимости товаров.

Для расшифровки данных себестоимости в рамках выбранного периода можно использовать отчет Себестоимость товаров.

В отчетах Валовая прибыль, Ведомость по партиям товаров, Себестоимость товаров, Доходы и расходы, если они формируются за период, в котором выполнено предварительное закрытие месяца, поддерживается вывод предупреждения «Выполнен предварительный расчет себестоимости до … После окончательного расчета себестоимости данные в отчете могут изменится».

В отчете Валовая прибыль поддерживается возможность анализа себестоимости продаж по результатам предварительного расчета, а также отклонений результатов окончательного расчета себестоимости от результатов предварительного расчета.

В отчете Ведомость по партиям товаров поддерживается возможность анализа себестоимости прихода и расхода товаров по результатам предварительного расчета, а также выводятся отклонения результатов окончательного расчета себестоимости от предварительного расчета.

В системе присутствует механизм защиты от изменений закрытых ранее периодов. В рабочем месте Регламентные операции по закрытию месяца поддерживается возможность установки блокировки периодов от изменений. Блокировка периода означает невозможность создания в нем заданий к закрытию месяца.

Применение механизма блокировки от изменений закрытых периодов определяется для всех организаций, учет по которым ведется в информационной базе, включением настройки Использовать механизм блокировки закрытия месяца от изменений в пункте контекстного меню Настройки – Настройка параметров операций закрытия месяца – Блокировка от изменений рабочего места Регламентные операции по закрытию месяца.

По умолчанию настройка Использовать механизм блокировки закрытия месяца от изменений включена.

Установка блокировки выполняется по гиперссылке Заблокировать в операции Заблокировать от изменений процедуры Закрытие месяца. Операция Заблокировать от изменений видна и доступна в рабочем месте Регламентные операции по закрытию месяца, если выбранный период доступен для блокировки. Заблокировать период от изменений можно, если в нем и раньше по выбранной организации нет заданий к закрытию месяца. Если при этом есть невыполненные ручные операции или диагностические сообщения и такое состояние выполнения процедуры Закрытие месяца пользователя устраивает, то период можно блокировать от изменений.

Для хранения сведений о заблокированных периодах предназначен регистр сведений Настройка блокировки от изменений. Регистр доступен в пункте контекстного меню Настройки рабочего места Регламентные операции по закрытию месяца.

В форме регистра Настройка блокировки от изменений для организаций, учет по которым ведется в информационной базе, выводится самый поздний доступный для блокировки период (графа Можно заблокировать по) и поддерживается возможность установить блокировку, указав период в графе Заблокировать по. Из графы Можно заблокировать по в графу Заблокировать по период можно перенести с помощью кнопки . Разблокировать период можно, указав в графе Заблокировать по более ранний период.

В форме регистра Настройка блокировки от изменений поддерживается два варианта групповой установки периода блокировки для организаций. По кнопке Установить можно:

■ Установить общий период – установить для всех организаций один период блокировки. При этом проверяется, что данный период не может быть позднее максимально возможного для конкретной организации. Если максимально возможный для организации период блокировки меньше того, который пользователь пытается установить, то установится максимально возможный для организации период;

■ Установить максимально возможный период – для каждой организации установить самый поздний возможный для нее период, т.е. перенести значение из графы Можно заблокировать по.

При указании в рабочем месте Регламентные операции по закрытию месяца заблокированного периода список операций процедуры Закрытие месяца по умолчанию не формируется, выводится информационная надпись «Период закрыт и заблокирован от изменений».

При необходимости список операций процедуры Закрытие месяца в заблокированном периоде можно сформировать по команде Еще – Настройки – Проверить закрытый период. Список выводится в том состоянии, в котором он был при установке блокировки.

В рабочем месте Регламентные операции по закрытию месяца при выборе организаций проверяется наличие блокировки периода по ним. Если выбранный в указанном рабочем месте период для организации заблокирован, то выводится сообщение об этом и о том, что расчет будет выполнен только по незаблокированным организациям.

В рабочем месте Регламентные операции по закрытию месяца в меню Еще - Отчеты доступен отчет Периоды заданий к расчету, с помощью которого можно контролировать, в каких периодах есть задания, мешающие установить блокировку.

Перечень операций процедуры Закрытие месяца, их краткое содержание и ссылки на разделы с описанием относящейся к ним функциональности, приведены в таблице.

При выполнении регламентной процедуры по закрытию месяца предусмотрено ручное управление операциями распределения расходов будущих периодов (далее - РБП). При этом необходимость данного расчета определяется наличием нераспределенных ранее остатков РБП.

В момент создания нового документа Распределение РБП (закладка К распределению кнопка Распределить расходы в рабочем месте Финансовый результат и контроллинг – Доходы и расходы, финансовый результат – Распределение РБП) учитывается наличие в данном месяце созданного ранее документа распределения. Если он существует, то будут предложены варианты по его корректировке (автоматически добавятся суммы распределяемых расходов к соответствующим суммам документа). В случае первичного создания документа распределения будет учтена сумма нераспределенных расходов, а также та статья расходов, по которой были отражены расходы будущих периодов.

При создании документа Распределение РБП на закладке Основное заполняются подразделение, направление деятельности, статья расходов с вариантом распределения На расходы будущих периодов и аналитика, по которым сформированы исходные распределяемые расходы. Из настроек правила распределения расходов, указанного в распределяемой статье, подбираются параметры распределения, а также по кнопке Распределить расходы в табличную часть заполняются подразделение, статья расходов и аналитика, на которые необходимо распределить РБП.

Распределение сумм расходов (как с учетом, так и без учета НДС) может осуществляться в валютах управленческого и регламентированного учета с управлением периодом распределения по месяцам, по календарным дням, в особом порядке. Распределение по календарным дням и по по месяцам осуществляется в соответствии с количеством дней каждого из месяцев, входящих в период распределения. Вариант распределения в особом порядке предполагает распределение РБП на усмотрение пользователя. Табличная часть документа Распределение РБП для варианта в особом порядке может быть изначально заполнена вручную или по кнопке Распределить расходы заполнена по правилам распределения, соответствующим варианту по месяцам, и затем откорректирована пользователем.

Для переноса нераспределенных РБП между подразделениями (например, расходов по страхованию при переводе сотрудников в другое подразделение) в табличной части документа Распределение РБП предназначено поле Подразделение (получатель расхода) с автоматическим сервисом по заполнению выделенных строк.

На закладке Распределение расходов в рабочем месте Распределение РБП доступны уже созданные документы Распределение РБП с учетом отборов, установленных в шапке указанного рабочего места (месяц, организация, подразделение). Переход к общему списку документов Распределение РБП выполняется по гиперссылке Распределение РБП (полный список документов).

Для обеспечения возможности контроля и анализа выполнения распределения РБП предназначены отчеты Анализ РБП и Карточка расхода (меню Отчеты закладка К распределению в рабочем месте Распределение РБП), Указанные отчеты позволяют посмотреть детальную историю формирования и распределения РБП. Отчет Карточка расхода отображает фактическое образование и списание РБП. Отчет Анализ РБП отображает привязку суммы распределения к дате документа распределения, тем самым позволяет ответить на вопрос «все ли расходы за выбранный период распределены».

Пример отражения операций по учету, распределению и корректировке РБП приведен в статье https://its.1c.ru/db/metod81#content:5706:hdoc